Cuidado com o Recurso "Responder a Todos"

Acho desnecessário dizer que atualmente muitas atividades no trabalho são feitas no computador. Se não são feitas nele, dependem dele de alguma forma. Outro item de que passamos a depender, depois da revolução da informática, foi o correio eletrônico – ou, como é popularmente conhecido, o nosso querido e-mail.

Porém, devido à sua enorme popularidade (e necessidade, é claro), o e-mail é utilizado, muitas vezes, de forma errônea, principalmente quanto ao envio de mensagens indesejáveis (spam).

Mas o tipo de utilização sobre o qual me refiro não é esse, é outro não tão comum, mas que aborrece igualmente: o uso incorreto da função Responder a Todos nos programas de e-mails / webmails.


E quais são as formas incorretas de utilização do recurso Responder a Todos?

Enquanto escrevo esse post, vislumbro duas formas de utilização incorreta desse recurso tão importante no e-mail:

  1. Uma pessoa que envia um e-mail para várias outras, solicitando uma resposta, e cada pessoa responde a todos. Isso gera um volume enorme de e-mails na caixa de entrada, além de atrapalhar muitas pessoas que, às vezes, não tem relação com a resposta – resposta essa que deveria ser dada somente ao autor do e-mail.
  2. Uma pessoa que envia um e-mail, dando início a uma discussão (que muitas vezes não ocorre propositalmente), e algum dos destinatários responde a todos, começando uma guerra via e-mails. Além de gerar muitos e-mails como o item anterior, isso gera outra coisa: constrangimento a todos que participam dessa troca louca de e-mails “educados”.

A primeira situação pode ser vista na figura a seguir – sem dúvida ela ilustra bem o fato descrito acima.

Cuidado com o Recurso Responder a Todos
Agora, a segunda situação, essa é mais complicada… Quem já presenciou situações do gênero sabe o quão complicado é resolver algo assim, principalmente quando uma discussão se torna pública (pois envolve todos os destinatários).

E, dentro de uma empresa, geralmente os superiores são envolvidos, tornando a discussão muito mais abrangente do que realmente era necessário.

Dicas para utilização correta do recurso Responder a Todos

Bem, diante de tudo isso, tenho umas (poucas) dicas a dar:

  1. Responda a todos somente se for realmente necessário;
  2. Ao receber um e-mail, leia atentamente a lista de destinatários, pois assim você não terá surpresas quando for responder a todos;
  3. Procure conhecer as funcionalidades de seu programa de e-mail / webmail, pois muitas vezes pode-se clicar erroneamente em responder a todos;
  4. Utilize um recurso interessante: a cópia oculta (campo Cco em muitos programas). Desse modo, ao clicar em responder a todos, o programa criará um e-mail somente com o nome do remetente original, evitando transtornos;
  5. Evite gerar polêmicas via e-mail, caso haja algum desentendimento ou argumentação a ser feita, prefira o telefone, ou melhor, um encontro, pois assim o assunto será resolvido somente com as pessoas que realmente devem estar envolvidas.

Sem dúvida o e-mail, sendo utilizado com bom senso, continuará a ser uma ótima ferramenta de produtividade.

Categories: Dicas, Informática

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