Ata de Reunião – Você Ainda Vai Precisar de Uma

Apesar de todos os sistemas de informação existentes, muito ainda é feito no papel – cálculos, rascunhos de texto, desenhos, etc. – para posteriormente serem transferidos para o computador.

Um item que está nessa categoria é a ata de reunião. É certo que em muitas reuniões há alguém com um laptop digitando tudo o que é dito; porém, pode-se observar que na maioria das empresas há sempre alguém anotando tudo, para depois digitar a tão importante ata de reunião.

Mas por que deve ser fazer uma ata de reunião?

Ata de Reunião - Você Ainda Vai Precisar de Uma
Antes de responder essa pergunta, é necessário esclarecer o que é uma ata. Ata é um relato por escrito de uma reunião, sessão, assembléia, etc., e serve para documentar o que foi discutido / decidido nesse evento. Além disso, a ata também serve como histórico para acompanhamento do desenvolvimento de um tema. Acho que descrição da definição já respondeu à pergunta.

Apesar do conceito de ata estar bem difundido no meio corporativo, ainda encontramos situações como abaixo:

  1. Equipes sérias que não fazem ata de reunião, simplesmente por não ter a cultura da documentação desse encontro. Ponto negativo: quando essa mesma equipe for cobrar outras áreas o desenvolvimento do tema discutido nessa reunião, a equipe cobrada pode alegar “que não sabia disso”, ou que não era a responsável por isso. Mas será que isso é possível? Sim, infelizmente… Há muita gente que age de má fé.
  2. Equipes não tão sérias, que fazem ata de reunião. Essas simplesmente ignoram o que foi escrito, alegando novamente esquecimento, perda do documento, etc. Como dito no final do item anterior, há muita gente que age de má fé.
  3. E as equipes não tão sérias, que não fazem ata de reunião? Vixe… dessas você já pode imaginar quais são os resultados.

Para que dores de cabeça e aborrecimentos futuros sejam evitados, sem dúvida a ata de reunião é um excelente instrumento de documentação e rastreabilidade da informação, desde que bem feita.

E se sua equipe é séria, mas não tem costume de fazer uma ata durante ou após as reuniões, pense bem em mudar essa cutura, pois você ainda vai precisar de uma.

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